Documents importants : quoi garder, combien de temps, et quelles copies préparer

Les copies à glisser dans le kit d’urgence

Le guide « Tous responsables » du SGDSN prévoit, dans le kit d’urgence, des photocopies des documents essentiels dans une pochette étanche, en citant la carte d’identité et les ordonnances. Il y ajoute de l’argent liquide et un double des clés de la maison et de la voiture. La Croix-Rouge détaille sa propre liste pour le sac d’urgence : identité, carte Vitale, assurances, ordonnances, contacts et numéros d’urgence.

Ces copies servent surtout si vous devez quitter votre logement. La préfecture de la Savoie demande, en cas d’évacuation, d’emporter vos ordonnances, les papiers d’identité de chacun des membres de la famille et des copies des papiers essentiels. Celle de l’Isère conseille de rassembler papiers d’identité, médicaments et argent dans un sac bien fermé.

Concrètement, une copie recto verso de ces documents fait l’affaire :

• la carte d’identité ou le passeport de chaque membre du foyer
• la carte Vitale et, le cas échéant, la carte de mutuelle
• les ordonnances en cours, et la prescription des lunettes
• les contrats d’assurance habitation et automobile, avec leur numéro de contrat
• le livret de famille
• une liste des contacts proches et des numéros d’urgence

Les originaux à garder toute la vie

Service-Public.fr publie les durées pendant lesquelles il est prudent de garder ses papiers. Ce sont des durées minimales : un document peut servir de preuve en cas de procédure judiciaire, et il faut alors le garder plus longtemps. Une partie d’entre eux se conserve sans limite de durée :

• le livret de famille, les actes d’état civil, les jugements de divorce ou d’adoption, le contrat de mariage
• l’acte de vente d’un logement, aussi appelé titre de propriété
• les diplômes
• le carnet de santé, le carnet de vaccination, la carte de groupe sanguin, les certificats et examens médicaux, comme les radiographies
• le contrat d’assurance-vie et le relevé d’informations automobile

Ce qui se garde quelques années

Pour le reste, Service-Public.fr donne des durées précises. Les principales :

• Relevés de compte et talons de chèque : 5 ans à partir de la date de l’opération. Un débit frauduleux doit être contesté dans un délai maximum de 13 mois.
• Factures d’électricité, de gaz, d’eau, de téléphone et d’internet : 5 ans.
• Contrat de location, état des lieux et quittances de loyer : la durée de la location, plus 3 ans.
• Avis d’impôt sur le revenu : jusqu’au 31 décembre de la 2e année qui suit sa mise en recouvrement, par exemple jusqu’au 31 décembre 2028 pour l’impôt mis en recouvrement en 2026.
• Bulletins de salaire, contrat et certificat de travail : jusqu’à la liquidation de la retraite.
• Contrat d’assurance habitation ou automobile : 2 ans après la fin du contrat.
• Ordonnance : 1 an, sauf pour les lunettes d’une personne de 16 ans et plus et les audioprothèses.
• Factures d’achat d’un véhicule ou de réparation : tant que vous gardez le véhicule, plus 2 ans en cas de revente.

Factures : la preuve pour l’assureur

Les factures d’achat des appareils et meubles, une machine à laver ou un téléviseur par exemple, se gardent 5 ans à partir de la date d’achat. Service-Public.fr rappelle qu’en cas de vol ou de sinistre, la facture sert de preuve si vous demandez une indemnisation à votre assureur. Celles des gros travaux se gardent 10 ans pour le gros œuvre.

Après une tempête, une inondation ou un cambriolage, ce sont ces papiers que l’assureur vous demandera. Rangez-les avec votre contrat d’assurance habitation, à un endroit que vous retrouverez facilement, et pensez à en garder une copie ailleurs que chez vous, chez un proche ou sous forme numérique.

Les copies numériques

Une copie numérique complète utilement la pochette papier, à condition de la protéger. L’espace personnel de Service-Public.fr propose un espace de stockage de documents. Ses conditions d’utilisation précisent que les documents qui y sont déposés restent sous la responsabilité de l’usager, et que cet espace ne dispense pas de conserver les documents eux-mêmes.

Si vous scannez vos papiers sur votre ordinateur, suivez les conseils de Cybermalveillance.gouv.fr : sauvegardez régulièrement vos données, et gardez toujours une copie de vos sauvegardes sur un support externe, une clé ou un disque USB, que vous débranchez une fois la sauvegarde effectuée. Protégez les comptes qui contiennent ces fichiers par des mots de passe longs et différents, et activez la double authentification chaque fois que c’est possible.

Papiers perdus, volés ou détruits

Si vous avez perdu plusieurs documents à la fois, par exemple carte d’identité, permis de conduire, carte grise et carte Vitale, Service-Public.fr indique de commencer par une nouvelle carte d’identité ou un nouveau passeport : pour demander les autres, il faudra présenter une pièce d’identité valide. Chaque document fait ensuite l’objet d’une demande séparée. Une fois les demandes faites, les anciens papiers ne sont plus utilisables : si vous les retrouvez, remettez-les à l’autorité qui les a délivrés, par exemple la préfecture.

Pour une carte d’identité perdue, si vous en refaites une tout de suite, la déclaration de perte se fait au guichet de la mairie, au moment du dépôt du dossier, sans passer par la police. Pour un majeur, il faut acheter un timbre fiscal de 25 € (12,50 € en Guyane). La carte n’est pas fabriquée sur place : elle doit être retirée dans les 3 mois, sinon elle est détruite. En cas de vol, la déclaration se fait au commissariat ou à la gendarmerie.

Pour les autres papiers, Service-Public.fr indique à qui s’adresser : un duplicata du livret de famille s’obtient à la mairie, une copie d’un jugement de divorce ou d’adoption au tribunal, une copie de l’acte de vente auprès du notaire qui détient l’original. C’est là que vos photocopies servent : elles donnent les numéros, les dates et les références qui accélèrent les démarches.

Ce qu’il faut avoir, et ce que vous avez déjà

Il n’y a rien à acheter. Une photocopieuse (celle d’une médiathèque ou d’un bureau de tabac fait l’affaire) et une pochette plastique qui ferme bien suffisent. Un sac de congélation à fermeture zip fait très bien office de pochette étanche.

Le SGDSN demande de vérifier le kit d’urgence deux fois par an : profitez-en pour remplacer les ordonnances périmées et les copies des papiers renouvelés. Notre guide Kit d’urgence 72 h reprend toute la liste officielle, le guide Sac d’urgence ce qu’il faut emporter si l’on doit partir, et le guide Argent liquide en cas de crise ce que disent les autorités sur les espèces.